هل تعاني مشكلة في تنظيم وقتك , هل تقول دائما ملحوق !؟

تخيل أحدهم يسألك ماذا تعتبر الجانب الأكثر إحباطاً في عملك. هل تجيب برّدٍ ما مثل “ليس لدي الوقت الكافي أثناء عملي اليومي لكي أهتم بكل مسؤولياتي؟ “إذا كان الأمر كذلك، فأنت لست الوحيد.  في مشهد العمل اليومي المتحوّل بسرعة يشعر عدد أكبر فأكبر من المدراء أنهم فقدوا السيطرة على وقتهم. في الواقع أن المشكلة تبدو وكأنها تأخذ سياقات وبائية. كيف يبدو فقدان السيطرة على وقتك بالعبارات العمليّة؟ ربما تجد نفسك تجلس في اجتماعات أكثر تتحول إلى أن تكون غير ضرورية وغير منتجة وتتطلّب وقتاً طويلاً. أو أنك لا تستطيع أن تبدو مستجيباً لجميع تلك الشبكة الهاتفية، ووسائل البريد الصوتي، والإلكتروني التي تتراكم في اللحظة التي تدير فيها ظهرك. ربما تجد صعوبة في التوجّه نحو فريقك أو اتخاذ قرارات. أو أنّك لا تستطيع أن تجد وثيقة حيوية سأل عنها رئيسك وسط ركام العمل الورقي المتراكم فوق مكتبك. وماذا عن أكوام المجلات والصحف التجارية والتقارير والمواد الأخرى التي يفترض أن تقرأها إذا كان لديك أي أمل في أن تبقى في تيّارات الصناعة؟

والان نأتي الى طرق تنظيم والاستفادة من الوقت  

اولا 

الكلفة الباهظة للوقت المهدور إذا كانت هذه السيناريوهات تصف حياتك العمليّة، فإنك من المحتمل أن تدفع ثمناً باهظاً أنت وشركتك. فالضغط الذي يأتي مع الشعور بأنك فقدت السيطرة على وقتك يمكن أن يؤدي إلى مشكلات بدنية وذهنية، إذا جرى تجاهلها، غالباً ما تكون بداية إنهاك. وكذلك يؤدي إلى أن تخسر مؤسستك المال. ونأخذ في الاعتبار الاجتماعات المضيعة للوقت: حسبت إحدى الشركات أن مجموعة عمل كانت تتلف 390 دولاراً في كل وقت تجتمع فيه. وارتفع الرقم إلى 20 ألف دولار في غضون سنة نظراً لأن المجموعة كانت تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار كراتب وأن اجتماعاتهم كانت تستمر ساعتين. لكن الضغط الشخصي والخسائر المالية على نطاق الشركة ليست التكاليف الوحيدة. فالخسارة في ضبط وقتك يمكن أن يأخذ ضريبة في تقاريرك المباشرة أيضاً. وبشكل خاص، لديك صعوبة أكثر في تحليل المعلومات، واتخاذ قرارات ذكية، وتحديد توجه واضح لفريقك. ولكن بانصرافك إلى المطالب الفورية في وقتك القليل تهمل مسؤولياتك الحقيقية: تحديد الطرق التي يستطيع فريقك من خلالها أن يساعد في دعم اهتمامات الشركة الواسعة، والأهداف الإستراتيجية، والأغراض طويلة المدى: التخطيط، والتفكير، واتخاذ القرار تعود جميعها إلى المستوى الصغير: تركيز انتباهك على التفاصيل بدلاً من الاهتمامات ذات المستوى الرفيع ومن احتياجات فريقك.

ثانيا 

النتائج المكتسبة من ضبط وقتك خلافاً للسيناريوهات الكئيبة التي ذكرت مع النتائج التي أوجدتها لشركتك عندما تكتسب ضبط وقتك: تقدم شعوراً واضحاً بالتوجيه واتخاذ قرارات ذكية بسرعة. أنت تركز على الاهتمامات الإستراتيجية البعيدة المدى بدلاً من الانصراف إلى تفاصيل قصيرة المدى وتفاصيل محدودة المستوى. ستجد نفسك أكثر قدرة على توقع ما سيكون مطلوباً لك تالياً وبذا تعزّز قدرتك على وضع خطط فعّالة أكثر لدائرتك وفريقك. وستشعر بضغط أقل ونزق أدنى متفادياً المشكلات الصحية والإرهاق. كل واحد يستفيد. أنت تفعل ذلك، لأنك تشعر بمتعة أكثر بكثير في عملك. تقاريرك المباشرة ستكون مفيدة لأنه سيكون لديك وقت وطاقة أوسع كي تساعدهم كفريق. وستربح شركتك لأنك تستطيع الآن أن تركّز على النشاطات المطلوبة لدى دائرتك وفريقك خلف إستراتيجية الشركة. إذن كيف تستطيع أن تتخذ الخطوات الأولى باتجاه اكتساب ضبط وقتك- واتخاذ الفوائد لنفسك ولشركتك؟ ثمة طريق واحد لتنفيذ استراتيجيات إدارة وقت جوهرية- مثل تقسيم مسؤوليات عملك إلى فئات متميزة(مثل إدارة الأفراد، والاهتمام بالمهمات الإدارية) وتقرير نسبة الوقت الذي ينبغي أن تنفقه في كل فئة. ثمة استراتيجيات إدارة وقت إضافي تتضمن خلق مهمات اختصاصية وضبط نشاطاتك تجاهها في كل أسبوع. ولكن الاستراتيجيات الأساسية ليست كافية بمفردها. أنت تحتاج أيضاً إلى إعداد ترتيباتك في تحديات إدارة الوقت المطلوب. فعلى سبيل المثال إن جعل الاجتماعات منتجة يتطلب مقاربات مختلفة جداً عن نسخ رسالة أو تقرير وكيفية التعامل مع كل تلك القراءة التي وقعت عليها من قبل. تستطيع أيضاً أن تعمل على”استرجاع” بعض الوقت الضائع بتعلم كيف تتخذ قرارات أكثر حصانة بصورة أسرع- على سبيل المثال، باستخدام تقنية الاتصالات كي تقيس معرفتك الإدارية مع معرفة مدراء آخرين وتستطيع المشاركة بالمعلومات. وأخيراً تستطيع أن تخلق أنظمة تساعدك على معالجة الضغط الذي يترافق مع ضغط الوقت- وبالتالي تتخذ خطوات فاعلة للحيلولة دون الاحتراق. 

ثالثا 

 استراتيجيات جوهرية لإدارة وقتك طور الخبراء ثروة من الاستراتيجيات المحكمة للتحكم بالوقت، والمقالات الواردة في القسم الأول من هذا الكتاب حافلة بالتوصيات. المحاضر/في مدرسة سلوان ميليسا رافوني يبدأ الأمور بأفكار مجرّبة وسليمة في “تأكد أنك تنفق وقتك في المواقع الصحيحة” ويحدّد رافوني خطة من ثلاث خطوات من أجل تحديد وقتك: 1-”قسّم مسؤوليات عملك إلى فئات مثل “النمو والتحسين” “إدارة الأفراد” و”المسؤوليات اليومية” “والإدارة”. 2- اسأل نفسك ما هو مقدار الوقت الذي ينبغي أن تنفقه في كل فئة- وكن راغباً في تغيير هذه الفئات كل أسبوع، أو شهر أو فصل إذا كانت الظروف تسوّغ ذلك. 3- ابحث عن تخطيط مع من هم أعلى منك ومع زملائك بالحصول على مساهمتهم بخططك. ثم قم بما يبرّر خطّتك- كأن تتعلم القول “لا” للزملاء الذين يعملون على مطالب مرتجلة لوقتك. يقدّم جيم بلينغتون في كتابه “استبصارات لا وقت لها حول كيفية إدارة وقتك” أسلحة إضافية إلى مستودع إدارة الوقت لديك. على سبيل المثال قبل الشروع بأي مقدار بسيط من العمل تبحّرْ في النتيجة النهائية المرغوبة. ثم اسأل كيف يتناسب كل واحد من اختياراتك مع النتيجة المتخيّلة. استشرْ الآخرين وأنت تتخيّل- كي تتأكّد أن كل واحد لديه النتيجة ذاتها في ذهنه. في “الانتظام” يشارك كونستانتين فون هوفمان في التوصيات من أجل المحافظة على فضاء عملك متحرراً من الفوضى. بتنظيم فضاء عملك البدني، أنت تعزّز قدرتك على أن تجد بسرعة مقداراً مناسباً من المعلومات التي يحتاجها رئيسك، وكذلك أن تساهم بفعالية أكبر مع الآخرين في مشروع ما. وتنظيف مصنفاتك الخاصة بالوثائق والمعلومات التي لم تعد مفيدة أو وثيقة الصلة بعملك.